Pressemeldungen 2021

Change-Management Krankenhausküche

Wenn nicht nur die Liebe durch den Magen geht. 
 

Stimmt das Speisenangebot, sind meist auch die Patienten zufrieden. Krankenhäuser können davon ein Lied singen, denn Liebe geht bekanntlich durch den Magen. Doch mit welchem Aufwand wird diese Zufriedenheit erreicht? Neben der kulinarischen und der genesungsfördernden hat die Speiseversorgung stets eine Kostenseite. Grund genug für das Klinikum Memmingen, die Organisation der Küche gründlich zu überprüfen – mit erstaunlichen Ergebnissen.

Roger Kolb, Klinikdirektor in Memmingen, erinnert sich. Vor gut zehn Jahren saß die Führungsspitze des Hauses zusammen und analysierte Struktur und Prozesse der Abteilungen und Geschäftsbereiche. Wie in allen Krankenhäusern galt es, die internen Abläufe kontinuierlich den technischen, rechtlichen, politischen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen anzupassen. Aber mit welcher Abteilung sollte es losgehen? Wo lohnte sich der Aufwand am meisten? „Wir wussten zwar, dass wir etwas ändern mussten, aber wir verfügten nicht für jeden Bereich über belastbare Daten zur Qualität und zur optimalen Wirtschaftlichkeit des jeweiligen Prozesses. Wo sollten wir also anfangen“, fragte sich Kolb.

Aus diesem Grund entschied sich die Klinikleitung, bereits in dieser frühen Phase externen Sachverstand einzubinden. „Wir haben uns 2014 für das Eschborner Beratungs- und Projektmanagementunternehmen CURATIS entschieden, weil uns dessen langjährige Erfahrung mit vergleichbaren Projekten am ehesten geeignet schien, uns bei der Auswahl des Handlungsfeldes helfen zu können“, so Kolb. Bei den infrastrukturellen und technischen Abteilungen unserer Klinik standen nach der gründlichen Analyse und Bewertung der Ist-Prozesse durch CURATIS die Restrukturierung von Gastronomie, Servicegesellschaft und Medizintechnik an. Die Speisenversorgung wurde als vorrangiges Handlungsfeld mit dem größten Veränderungsbedarf identifiziert. Hier waren die Prozesse fast zehn Jahre lang kaum verändert worden.

Mit der CURATIS-Methodik „Optimo Green – 5 Schritte zum Erfolg“, die genauso die Konzeptionserstellung mit Variantenvergleich, Potentialermittlung und Maßnahmenplanung als auch die längerfristige prozessverändernde und -begleitende Umsetzung mit Wirtschaftsplanung, Organisationsentwicklung sowie Controlling- und Qualitätssicherungstools beinhaltet, packten die Experten den Prozess „Change-Management der Memminger Krankenhausküche“ an.

Schnell wurde klar, dass es nicht vorrangig um außergewöhnliche Speisenangebote oder marketinggetriebene Experimente mit Spitzen- oder gar Sterneköchen gehen sollte, wie dies in den vergangenen Jahren einige andere Krankenhäuser versucht hatten. Auch Ideen einer kompletten Umstrukturierung der Speisenversorgung in technologischer Hinsicht waren nicht geplant. Das Klinikum Memmingen mit seinen 500 Betten und 1.700 Beschäftigten hatte eine eigene Küche und wollte diese behalten. Täglich entstanden dort neben Frühstück und Abendessen 800 Mittagsmenüs, ein klassisches, ein leichtes und ein vegetarisches. Das sind jährlich rund 300.000 Mittagessen.

Vielmehr sollten bei hoher Qualität des Angebotes Prozesse optimiert und Kosten gesenkt werden. Allerdings ging es auch darum, regional und gezielt einzukaufen und möglichst wenig zu verschwenden. Diese Themen waren in den vergangenen Jahren zunehmend wichtiger geworden und wurden auch in der Belegschaft und unter den Patienten diskutiert. Wie in den meisten Krankenhäusern werden auch in Memmingen am Vormittag die Patienten von MenüassistentInnen nach ihren Essenswünschen gefragt. Diese Information geht dann digital an die Küche.

2016 habe ich als Geschäftsleiter zunächst ein Projektteam zusammengestellt. Dazu gehörten neben dem CURATIS-Projektleiter auch Klinikdirektor Roger Kolb und der Küchenchef. Wir wussten aus langjähriger Erfahrung, dass jede Veränderung in einem Krankenhaus bei der Belegschaft Ängste hervorruft. Das gilt besonders, wenn Berater von außen Strukturen einer Abteilung, an die sich alle gewöhnt haben, in Frage stellen. Deshalb war Offenheit gegenüber den Mitarbeitern und permanent enge Abstimmung mit der Klinikgeschäftsführung und dem Leiter Controlling elementar. So wurden alle Beteiligte von Anfang an darüber informiert, dass es nicht darum ging, auf Teufel komm raus Personal abzubauen und das Arbeitstempo zu steigern, sondern reibungsloser und sparsamer zu wirtschaften.

Verschwendung vermeiden fängt damit an, dass man nur so viel kocht, wie man wirklich braucht. Das klingt leichter, als es ist. Im privaten Haushalt kommen die Reste in den Kühlschrank oder in die Tiefkühltruhe und werden am nächsten Tag oder später verzehrt. Im Krankenhaus geht das nicht. Deshalb muss man nicht nur wissen, wie viele Patienten gerade auf den Stationen sind. Man muss auch wissen, wie viele werden vorzeitig – zum Beispiel nach dem Frühstück – entlassen? Welche werden zwischenzeitlich verlegt und für welche wird für die Küche unerwartet eine Diät verordnet? In Memmingen wurde das gewünschte Menü abgefragt, nicht aber konsequent oder gar in Echtzeit, wer innerhalb der nächsten 24 Stunden verlegt wurde oder zwischenzeitlich auf Diät gesetzt war. Hier boten sich Ansatzpunkte für eine Feinsteuerung. Dabei stellte sich heraus, dass bis zu 25 Prozent der Patienten keine Suppe und bis zu 15 Prozent kein Dessert wollten. Auch Kaffee und Kuchen am Nachmittag waren in deutschen Krankenhäusern kaum noch gefragt und konnten im Allgemeinpatientensektor komplett abgeschafft werden.

Ein zweites Phänomen aus anderen Krankenhäusern fanden wir auch in Memmingen vor: In vielen Häusern wird vorsorglich etwas mehr gekocht und kurzfristig vorgezogene Entlassungen werden kaum berücksichtigt. So ging manches Menü ungenutzt zurück in die Küche und von dort direkt in die Mülltonne. Deshalb sorgten wir dafür, dass die sogenannte Mitternachtsstatistik, also der Belegungsbericht im Krankenhausinformationssystem KIS, von der Küche engmaschiger in die Mengenplanung einbezogen wurde. Solche Veränderungen erforderten mehr Verantwortung und Zusammenarbeit zwischen den Stationsleitungen und dem Küchenchef. Weil der Küchenchef die Veränderungen nicht mitgehen wollte, ist inzwischen mit Stefan Wohak ein neuer Chefkoch in Memmingen tätig, der den Veränderungsprozess aktiv mit begleitet und umgesetzt hat.

Eine einfache Rechnung zeigt, um welche Summen und Mengen es geht. Wenn täglich zehn Komplett-Tagesmenüs, beispielsweise im Hauptmenü Gulasch, inklusive der korrespondieren Beilagen, zum Preis - vor der Optimierung - von zwölf bis fünfzehn Euro zu viel gekocht und weggeworfen werden, dann entstehen jährlich Mehrkosten von rund 43.800 bis 54.750 Euro. Eine 3/4 Vollzeitkraft arbeitet für diesen Überschuss. Sie kostet rund 26.000 Euro im Jahr. Und bei 200 Gramm Rohgewicht pro Mittagshauptkomponente werden jedes Jahr 730 Kilogramm hochwertige Lebensmittel verschwendet.

Laut Schätzungen der Weltgesundheitsorganisation (WHO) werfen wir weltweit rund 1,3 Milliarden Tonnen Lebensmittel pro Jahr weg. Dank der verbesserten Abläufe in der Küche leistet jetzt auch das Krankenhaus Memmingen einen Beitrag, zur Verringerung dieser Verschwendung und spart gleichzeitig viel Geld. Am Ende sind es viele Stellschrauben, an denen gedreht werden muss, um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern: Das fängt beim Einkauf an, geht über die Lagerhaltung, den Personal- und Wareneinsatz, die Müllbeseitigung bis hin zum Energieverbrauch, ja selbst wenn weniger Tabletts gespült werden müssen, spart man Wasser und Zeit.

Ein nicht zu unterschätzender Ansatzpunkt ist die Zusammenstellung des Speiseplans. Wer die Essenwünsche von Patienten kennt, weiß, dass es beliebte und trotzdem preisgünstige Gerichte gibt. Inzwischen läuft in Memmingen die Vorkalkulation und Nachkalkulation sowie die Zusammenstellung der Rezepturen so professionell, dass noch zielgenauer eingekauft und vor allem bedarfsgerechter produziert werden kann, was die Lagerhaltung ebenso wie die Fehl- und Überproduktion wesentlich verringert. Zwischen 2016 und 2020 verbesserte sich die Wirtschaftlichkeit der Küche durch all diese Veränderungen von zunächst 6,5 auf inzwischen 20 Prozent. Für Klinikdirektor Rainer Kolb und die Belegschaft ist der Change-Prozess der Küche damit ein Erfolgsprojekt, auch wenn er nicht von heute auf morgen gestemmt werden konnte: „Solche Veränderungen brauchen Zeit, aber es hat sich gelohnt und wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden.“

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Interview Franz Kissel, Speiseversorgung

Auch in der Küche fängt Sparen beim Einkauf an

Wie kam das Thema „Nachhaltigkeit in der Speisenversorgung" im Klinikum Memmingen auf die Agenda?

Die Leitung des Klinikums sprach uns an, nachdem sie entschieden hatte, die Prozesse in verschiedenen Abteilungen zu verbessern. Allerdings wollte die Geschäftsführung zunächst klären, in welchem Bereich man am sinnvollsten anfangen sollte. Um dafür eine belastbare Grundlage zu schaffen haben wir bei CURATIS die Methodik „Optimo Green – 5 Schritte zum Erfolg“ entwickelt und bereits vielfach erprobt. Wir haben dabei festgestellt, dass in der Speiseversorgung der größte Handlungsbedarf, aber auch das größtmögliche Einsparpotenzial bestand. Danach haben wir die nötigen Veränderungsschritte eingeleitet und die Prozesse nachhaltig und effektiv umgestellt.

Bedeutet Lebensmittel gezielter einzusetzen nur weniger einkaufen und damit weniger wegwerfen?

Sparen fängt beim Einkauf an. Im privaten Haushalt kommen die Reste in den Kühlschrank oder in die Tiefkühltruhe. Im Krankenhaus geht das nicht. Da muss man verarbeitete Lebensmittel, die nicht verbraucht werden, fachgerecht entsorgen. Solche Verschwendung ist nicht nur teuer, sie passt auch nicht mehr in unsere Zeit des nachhaltigen Wirtschaftens. Neben dem Einkauf ist das Reduzieren der Lebensmittelabfälle und das Vermeiden von nicht benötigten Mahlzeiten der zweite wichtige Baustein beim Sparen. Es kommt aber auch darauf an, die richtigen Produkte einzukaufen, das meiste soll ja frisch und regional sein, da stellt sich niemand hunderte Dosen mit Erbsen und Karotten ins Lager, weil es gerade ein Sonderangebot gab. Deshalb muss man sehr genau wissen, wie viele Patienten auf den Stationen sind, wie viele vorzeitig – zum Beispiel nach dem Frühstück – entlassen werden oder wer verlegt oder auf Diät gesetzt wurde. Hier bieten sich zahlreiche Ansatzpunkte für eine Feinsteuerung. Mit der Durchführung unseres speziell für Kliniken entwickelten Qualitätsmodul „Der anonyme Patient“ wurden die Kunden regelmäßig befragt. Dabei haben wir festgestellt, dass jeder vierte Patient keine Suppe wollte und bis zu 15 Prozent keinen Dessert.

Haben Sie auch den Speiseplan umgestellt?

Ja, wir haben den Speiseplan gemeinsam mit der Küchenleitung umgestellt. Der radikalste Ansatz war, dass wir am Nachmittag im Allgemeinpatientensektor komplett auf Kaffee und Kuchen verzichtet haben, weil das kaum jemand wollte. Aber das war nicht das wichtigste. Wie in einem gut geführten Restaurant muss die Küchenleitung auch in einem Krankenhaus die Essenwünsche seiner Patienten und der Beschäftigten kennen, die in der Kantine zu Mittag essen. Dann weiß sie, dass es beliebte, gesunde und trotzdem preisgünstige Gerichte gibt. Deshalb haben wir den Speiseplan zusammen mit der Küchenleitung sehr gründlich analysiert und neu strukturiert. Inzwischen wird in Memmingen so professionell vor- und nachkalkuliert und die Rezepturen zusammengestellt, dass noch zielgenauer eingekauft und vor allem bedarfsgerechter gekocht werden kann. Das hat die Lagerhaltung ebenso wie die Fehl- und Überproduktion wesentlich verringert.

Können die Patienten auch künftig unter verschiedenen Menüs auswählen?

Das ist selbstverständlich. Essen soll ja nicht nur schmecken, es ist auch ein wesentlicher Beitrag zur Erhaltung und Wiederherstellung der Gesundheit. Deshalb gibt es eine sehr abwechslungsreiche Kost und nach wie vor ein klassisches, ein leichtes und ein vegetarisches Menü. Ein Hauptgericht besteht zum Beispiel aus Rindfleischbolognese, Penne, Reibekäse und gemischtem Salat. Ein leichtes Gericht aus Hähnchenbrust Caprese mit Bratensoße, Reis und Blattsalat und das vegetarische Gericht aus einem Vollkornbratling mit Käsesoße und Brokkoli. Und nur, wer dies möchte, bestellt sich zum Hauptgericht eine Suppe und ein Dessert.

Wie haben die Mitarbeiter der Abteilung darauf reagiert, dass ihr Betrieb umgekrempelt wurde?

Jede Veränderung in einem Krankenhaus ruft bei der Belegschaft Ängste hervor. Das wissen wir aus langjähriger Erfahrung. Wenn dann auch noch Berater von außen Strukturen einer Abteilung in Frage stellen, an die sich alle gewöhnt haben, ist die Unruhe besonders groß. Deshalb beziehen wir bei allen Umstrukturierungsprozessen stets von Anfang an alle Beteiligten ein. Wenn Sie Menschen mitnehmen wollen, müssen sie ihre Pläne offen gestalten. Das haben wir auch in Memmingen so gemacht. Wir haben zunächst ein Projektteam zusammengestellt, zu dem neben unserer CURATIS-Projektleitung auch Klinikdirektor Roger Kolb, die Leitung Controlling und die Küchenleitung gehörten. So wurden alle Beteiligte von Anfang an darüber informiert, dass es nicht darum ging, Personal abzubauen und das Arbeitstempo zu steigern, sondern dass wir die Arbeitsabläufe reibungsloser, effizienter und damit sparsamer gestalten wollten.

Haben Sie noch einen Puffer für Patienten, die außerplanmäßig aufgenommen werden?

Sie müssen in einem Großbetrieb wie einem Krankenhaus mit 500 Betten und 1.700 Beschäftigten immer einen Puffer einplanen. Wenn die Arbeitsabläufe aber präzise wie ein Uhrwerk aufeinander abgestimmt sind, können Sie nahezu auf den Punkt genau kochen.

Wie hoch sind die Einsparungen, die Sie durch die präzise Planung erzielen?

Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie kochen täglich zehn komplette Tagesmenüs, beispielsweise im Hauptgang Gulasch, inklusive der korrespondieren Beilagen, zum Preis von– vor der Optimierung – zwölf bis fünfzehn Euro zu viel. Dann entstehen jährlich Mehrkosten von rund 43.800 bis 54.750 Euro. Eine 3/4 Vollzeitkraft arbeitet für diesen Überschuss. Sie kostet rund 26.000 Euro im Jahr. Bei 200 Gramm Rohgewicht pro Hauptgericht werden jedes Jahr 730 Kilogramm hochwertige Lebensmittel verschwendet. Das geschieht jetzt nicht mehr und alle sind zufrieden. Im Laufe des Projektes hat sich die Wirtschaftlichkeit der Speiseversorgung stetig verbessert. Inzwischen arbeitet das Klinikum rund 20 Prozent wirtschaftlicher. Erreicht haben wir diese Veränderungen aber nur, weil alle mitgezogen haben.

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Bildtext: Geschäftsführer Michael Cammann überreichte Holger Salomon die Urkunde und ein Präsent

Holger Salomon feierte sein fünfjähriges Jubiläum bei der Eschborner Ingenieur- und Projektmanagementgesellschaft CURATIS

Vor genau fünf Jahren kam Holger Salomon, staatl. geprüfter Betriebswirt, als Projektleiter zu
CURATIS. Bereits Anfang 2018 übernahm er die Aufgabe als Geschäftsleiter für die
Geschäftsleitung Nord in Bremen.

Holger Salomon ist in den Bereichen Prozessoptimierungen im Facility Management sowie
Implementierung und Management von Servicegesellschaften spezialisiert. Mit seinem
Abschluss als staatl. geprüfter Betriebswirt ist Herr Salomon mit betriebswirtschaftlichem
Know-How und unternehmerischer Handlungskompetenz ausgestattet, um zielorientierte
und pragmatische Lösungsansätze in der Gesundheits- und Sozialbranche zu schaffen.

Der Geschäftsführer Michael Cammann dankte Holger Salomon für seinen Einsatz und
Zuverlässigkeit. „Fünf Jahre sind etwas Besonderes“, sagte Cammann. „Kontinuierliche
Mitarbeiter, mit all ihren Qualifikationen und gesammelten Kenntnisse, sind unerlässliche
Bausteine für unser Unternehmen“. Herr Cammann wünscht Holger Salomon weiterhin viel
Erfolg, Energie und vor allem eine große Portion Gesundheit für die Zukunft.

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Bildtext: Geschäftsleiterin Saskia Paul überreicht Monika Kissel Wellness-Wochenende Gutschein und Blumenstrauß

CURATIS-Betriebliches Gesundheitsmanagement
Jahres-Champion 2020 ist Monika Kissel

Im Jahre 2020 startete die CURATIS-Challenge „Betriebliches Gesundheitsmanagement - Grüner Schrittgeber“. Ziel der Aktion war es, die Mitarbeiter/innen zur Bewegung zu motivieren und dabei viele Schritte zu gehen. Jeden Monat meldeten die CURATIS-Mitarbeiter/innen ihre monatlichen Schritte und der Sieger bekam einen Gutschein von einem Sportgeschäft. Die Meldung einer durchschnittlichen Tagesleistung von über 13.000 Schritten war keine Seltenheit.

Zu der monatlichen Auszeichnung kam am Jahresende auch die Prämierung des Jahreschampions. Der Jahressieger wurde mit einem Gutschein für ein Wellness-Wochenende für 2 Personen belohnt. Nicht einholbar und damit auch die meisten Schritte ist Monika Kissel gelaufen. „Die regelmäßigen Spaziergänge mit meinem Mann auch in der Mittagspause haben sich gelohnt“ freute sich Monika Kissel und nahm das Geschenk und den Blumenstrauß entgegen.

Ab der vierten monatlichen Teilnahme hat man ein Multifunktionssporttuch als fantastischen Mitmach-Preis erhalten.

Aufgrund der hohen Bereitschaft und positiven Resonanz der Teilnahme, hat sich das Betriebliches Gesundheitsmanagement-Team entschlossen, auch im Jahre 2021 die Challenge fortzusetzen. Team-Chefin Saskia Paul erklärte „Wir wollen die gesundheitliche Ressource weiterhin stärken, gute Arbeitsbedingungen und Lebensqualität am Arbeitsplatz schaffen sowie die Gesundheit und Motivation nachhaltig verbessern.“

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